Cách hạn chế tình trạng trễ deadline hiệu quả nhất

Cách hạn chế tình trạng trễ deadline một cách hiệu quả nhất đề xuất ra những biện pháp tốt nhất để chấm dứt tình trạng đó. Hảy cùng tìm hiểu thêm nhiều thông tin qua bài viết dưới đây nhé.

Cách hạn chế tình trạng trễ deadline

Rõ thấy nhất, trong các dự án cần làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả. Công ty buộc phải trả nhiều tiền lương hơn cho nhiều giờ xử lý công việc, trong khi đáng lẽ nhân viên của bạn phải thực hiện nó ngay trong giới hạn 4 tiếng đồng hồ.

Với tư cách là người quản lý, bạn không thể để tình trạng này tiếp tục phát triển thành một “căn bệnh” mãn tính nữa. Đó là lý do vì sao bạn cần xác định nguyên nhân đằng sau việc trễ deadline này.

>>>Xem thêm :Tổng hợp 10 bộ phim cổ trang Hàn Quốc hay nhất mọi thời đại

Vì sao nhân viên của bạn bị trễ deadline

Deadline là gì? Đó chính là thời hạn để bạn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ cụ thể được giao. Việc thiết lập các deadline nhằm để đảm bảo tiến độ công việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhiệm vụ khác nhau.

Bên cạnh đó giúp mọi người chủ động hơn trong phong cách làm việc. Chính vì vậy khi quản lý hay ai đó giao việc cho bạn thường kèm theo đó là các nhiệm vụ và deadline cụ thể.  Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng phần lớn mọi người đều trễ deadline được giao, điều đó phản ánh một phần kỹ năng quản lý thời gian còn hạn chế. Dưới đây là một số lý do bạn thường gặp:

Cách hạn chế tình trạng trễ deadline kỹ năng quản lý thời gian 

Có một câu thành ngữ rất hay để phản ánh tình trạng này “Nước đến chân mới nhảy”. Phần lớn mọi người thường không tiến hành thực hiện nhiệm vụ được giao ngay từ đầu mà đến phút chót mới làm. Điều đó dẫn tới không đủ thời gian hoàn thiện nhiệm vụ.

Bên cạnh đó, việc phân bổ thời gian chưa hợp lý như ngủ quá nhiều, dành thời gian cho các trang mạng xã hội hay các cuộc trò chuyện vô bổ lấy đi thời gian để làm các công việc quan trọng, dẫn tới hiện tượng trễ deadline. Đó là biểu hiện của kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian yếu kém.

Chưa thực sự tập trung trong công việc

Chưa thực sự tập trung trong công việc thể hiện ở điều không dành nhiều thời gian và sự tập trung cao cho chúng. Trong lúc làm việc, nhân viên có thể vừa tán gẫu, vừa lướt Facebook… Tất cả các hiện tượng này không còn quá xa lạ. Để hạn chế điều này, các nhà quản lý đặt ra các nhiệm vụ cụ thể với deadline rõ ràng và nhân viên cần báo cáo công việc theo tiến độ ngày, tháng.

Không phán đoán được tiến độ cụ thể

Một hiện tượng ít gặp hơn ở việc muộn deadline là do việc nhân viên chưa đủ năng lực để có thể nhìn nhận và dự đoán các sự cố trong công việc khiến họ không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Chẳng hạn khi Sếp của bạn giao một nhiệm vụ và bạn tự tin hứa sẽ hoàn thành chúng trong vòng 3 ngày. Nhưng thực sự khi thực hiện, bạn mới phát hiện ra các vấn đề không dễ dàng giải quyết, thậm chí còn gặp phải trở ngại đến từ nhiều phía. Đây là biểu hiện của việc trễ deadline do chưa nhìn nhận vấn đề một cách thấu đáo.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém

Cách hạn chế tình trạng trễ deadline thực ra đối với mỗi nhân viên hàng ngày họ phải giải quyết và hoàn thành nhiều công việc khác nhau, chịu sức ép từ đồng nghiệp, quản lý và cả các yếu tố về gia đình, bạn bè, người thân…

Đôi khi việc chậm deadline cũng xuất phát từ việc bỏ sót công việc, nhiệm vụ hoặc thậm chí không hề nghĩ đến sự tồn tại của deadline đó. Vậy lời khuyên dành cho các bạn là hãy luôn mang theo bên mình 1 cuốn sổ tay để ghi lại các nhiệm vụ và thời hạn deadline.

>>>Xem thêm :Nên Thuê xe 35 chỗ ở đâu tại TP Hồ Chí Minh

Hãy giúp nhân viên của mình quản lý Deadline hiệu quả

Bạn là một nhà quản lý có trách nhiệm, bạn thấy đau đầu vì tình trạng chậm deadline và đôi khi còn hơi bất lực với điều này. Dưới đây là 2 điều có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Hãy rà soát lại khối lượng làm việc của nhân sự

Đầu tiên, bạn cần thu thập lại danh sách nhân viên của mình thường xuyên trễ deadline và mức độ trễ deadline của họ. Tiếp theo, bạn xem xét tới các lý do của nhân viên. Đôi khi việc chậm deadline có thể vì khối lượng công việc quá nhiều. Lúc đó, bạn hãy xem xét và cân nhắc đến các nhiệm vụ họ được giao. Thông thường khi một nhân viên trễ deadline mà đã hoàn thành tới 75% khối lượng công việc vào thời hạn phút chót thì khả năng phần lớn là do nhân viên đó đang bị giao nhiều nhiệm vụ.

Từ đó, bạn phân tích và đưa ra các nhiệm vụ và thời gian phù hợp hơn. Còn với trường hợp đến deadline mà nhân viên mới chưa hoàn thành tới một nửa khối lượng công việc thì có thể xuất hiện từ thái độ, cách thức làm việc. Bạn cần gặp mặt và nói chuyện rõ ràng tới những nhân viên này một cách nghiêm khắc hơn.

Bạn có thực sự quan tâm tới nhân viên của mình chưa?

Cách hạn chế tình trạng trễ deadline hiện nay có nhiều nhà quản lý giao việc cho nhân viên mà không hề nghĩ tới việc họ sẽ gặp những khó khăn trong lúc thực hiện chúng. Thậm chí cũng có những nhà quản lý chuyên quyền tới độ thúc ép nhân viên làm việc mà chỉ cần kết quả. Đó là biểu hiện của việc không quan tâm tới nhân viên của mình.

Bạn nên tìm hiểu kỹ về những lý do khiến họ không hoàn thành nhiệm vụ hay trễ deadline. Họ dành nhiều thời gian để làm nhiệm vụ mà có thể bạn chỉ cần mất một nửa số thời gian đó. Một người quản lý có tâm là liên tục đề xuất và chỉ bảo cho nhân viên các cách thức làm việc nhanh và hiệu quả không hề kém.

Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về cách hạn chế tình trạng trễ deadline hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích đối với các bạn.

>>Xem thêm :Tất tần tật về bộ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp

Lộc Đạt-tổng hợp

Tham khảo ( resources, 123job, … )