10 bài học giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

” Thời gian là vàng” , không ai có khả năng níu giữ hoặc kéo dài quỹ thời gian của mình. Thế nên, việc quản lý thời gian đạt kết quả tốt là vấn đề đáng lưu tâm của mỗi người.

Nó đòi hỏi phải có sự cố gắng và kiên trì để bạn sẽ kiểm soát được thời gian của mình và hoàn thành tốt các mục đích đã được đưa ra.

Mục lục

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục đích rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đấy.

Đương nhiên việc để thực hiện được việc đấy bắt buộc bạn phải lên lịch trình nhất định trong một khoảng thời gian bao lâu phải đạt được mục tiêu.

Lúc đó bạn có thể kiểm soát được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách phung phí.

Liệt kê những công việc cần phải làm

Lên danh sách ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Điều này sẽ giúp bạn đơn giản quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình.

Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì kế tiếp một khi hoàn thành xong công việc nào đấy.

Sắp đặt công việc theo trình tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có khả năng để lại sau.

Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thiện đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc bố trí kiểu này giúp cho bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Tóm lại lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã thực hiện được những gì và chưa thực hiện được gì, bạn đã tốn khoảng bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự đạt kết quả tốt hay không.

Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đấy đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

Luôn luôn dùng một hệ thống quản lí thời gian

Để tiếp tục duy trì các kĩ năng quản lí thời gian, hãy áp dụng một hệ thống để quản lí thời gian của bạn. Và nhớ tuân thủ nghiêm ngặt theo nó.

Khi được áp dụng thường xuyên, hệ thống đấy sẽ càng dễ sử dụng hơn và mang đến những lợi ích lớn dần theo thời gian. Bạn cũng có khả năng học theo hệ thống phong tỏa thời gian trong chương 5 của quyển sách này.

Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là phương pháp quản trị thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 – 30 – 20 – 10 giúp cho bạn đạt được một khuôn khổ để sắp xếp thời gian hợp lý.

Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được thực hiện như sau:

Thời gian cho những công việc quan trọng nhất: 40%
Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
Thời gian cho những việc quan trọng thứ ba: 20%
Thời gian kết hợp mọi việc: 10%

Nhìn vào quy tắc này chúng ta sẽ nhận ra rằng, bạn chỉ có một chọn lựa hợp lý độc nhất đấy là chú ý vào 3 ưu tiên. Thực hiện lần lượt theo thứ tự ưu tiên từ thứ nhất đến thứ ba và chỉ dành một chút thời gian cho những công việc khác.

Hãy thay đổi tư duy giải quyết công việc về mặt lý thuyết thành tư duy hoàn thiện công việc trên thực tế bằng việc sắp đặt thời gian khoa học.

Quản lý thời gian theo phương pháp 80/20

Phương pháp 80/20 (Pareto) nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả. Chẳng hạn, 80% kết quả do 20% công nhân tạo ra; 80% doanh thu do 20% khách hàng đóng góp; 80% sự cố do 20% khiếm khuyết gây ra,…

Trên thực tế, con số 80 – 20 không phải là tuyệt vời đối. tuy vậy, điểm cần thiết mà phương pháp này mong muốn nhắc đến là sự phân phối không đồng đều những thứ trong cuộc sống.

Nỗ lực xử lý 20% công việc tuy nhiên mang lại kết quả tốt thay vì tiêu tốn tài nguyên để giải quyết 80% công việc khác. Ứng dụng linh hoạt phương pháp 80/20 giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian.

Lời kết

Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy tự kiểm lại bản thân một cách nghiêm khắc.

Để xem mình đã quản lý thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không, đã bị lãng phí thời gian vì những lý do gì… Khi đó bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa.

Xem thêm:

Hạt chia là gì? Tác dụng tuyệt vời của hạt chia

Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vinid, bachhoaxanh, beautyblog)