Mục lục
CÁCH TÍNH TOÁN VÀ TỐI ƯU DIỆN TÍCH KHÔNG GIAN SỬ DỤNG VĂN PHÒNG
Để hiểu không gian văn phòng của bạn đang được sử dụng như thế nào, bạn có thể bắt đầu bằng cách thực hiện phép tính tỷ lệ sử dụng không gian cơ bản:
Số lượng nhân viên ÷ Tổng công suất nơi làm việc
Các chỉ số về công suất sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng tốt về thời gian sử dụng cao điểm và các biến số khác sẽ ảnh hưởng đến sự hiểu biết của bạn về cách không gian đang được sử dụng để bạn có thể thực hiện các biện pháp cải thiện hiệu quả và năng suất.
Khi xem xét hiệu quả không gian văn phòng, bạn muốn tận dụng tối đa diện tích vuông của mình; điều này có nghĩa là giảm không gian chưa sử dụng, thực hiện các chính sách để tăng hiệu suất sử dụng và cải thiện chức năng của bất động sản của bạn để biến nó thành nơi mà người lao động muốn làm việc.

Cũng cần lưu ý rằng một lượng lớn không gian không được sử dụng trong bố trí văn phòng sẽ làm tăng chi phí, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Bước đầu tiên để trở nên hiệu quả hơn với không gian văn phòng là hiểu tỷ lệ sử dụng cho khu vực bạn có – điều này có thể được thực hiện bởi tòa nhà, tầng, phòng ban hoặc thậm chí các phòng riêng lẻ. Lấy phương trình tối ưu hóa không gian văn phòng (Số lượng nhân viên ÷ Tổng công suất tại nơi làm việc), bạn sẽ đưa ra một tỷ lệ phần trăm cho biết liệu có cần thay đổi hay không.
Phần tốt nhất của việc sử dụng không gian văn phòng của bạn một cách hiệu quả là nhiều lợi ích cụ thể, bao gồm tăng năng suất, giảm tỷ lệ vắng mặt của nhân viên và cải thiện văn hóa nơi làm việc cho công ty. Tuy nhiên, quá trình tối ưu hóa không gian văn phòng có thể tốn nhiều thời gian và thường cần sự trợ giúp từ bên ngoài để đảm bảo bạn tạo ra các chỉ số phù hợp và sau đó thực hiện hành động hiệu quả.
TẠI SAO CẦN PHÂN TÍCH SỬ DỤNG KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG
Một trong những lưu ý quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp là dòng tiền. Một xu hướng đã xuất hiện trong những năm gần đây khi các công ty đang tìm cách tối ưu hóa chi tiêu của họ vào bất động sản và tối ưu hóa không gian văn phòng với số tiền chi tiêu ít nhất có thể. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tìm kiếm các phương án chi phí thấp cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng mà không cần tốn thời gian nghiên cứu từng phương án; họ muốn các giải pháp mang lại sự linh hoạt tối đa trong các cấu trúc xây dựng hiện tại.
Không gian văn phòng cũng đang thích ứng để đáp ứng số lượng ngày càng tăng của nhân viên làm việc từ xa và lịch trình linh hoạt. Trong quá khứ, hầu như tất cả mọi người đều làm việc tại văn phòng mỗi ngày. Ngày nay, 70% người dân làm công việc từ xa ít nhất một ngày một tuần, con số này có khả năng tăng lên do nhiều người đã chấp nhận mô hình kết hợp giữa làm việc tại nhà và đến văn phòng vì những lý do cụ thể hơn, như gặp gỡ khách hàng và cộng tác với đồng nghiệp.
Từ năm 2005 đến 2017, số giờ làm việc từ xa đã tăng 159%. Để hạn chế không gian lãng phí, giúp giảm chi phí năng lượng và tiết kiệm tiền cho khách hàng, một cách bố trí linh hoạt thường được coi là lý tưởng. Tạo ra hiệu quả với các không gian mở quy mô lớn, nơi nhân viên có thể tự chọn môi trường và làm việc theo lịch trình riêng của họ, khuyến khích tăng năng suất, hiệu suất tốt hơn và giảm thiểu luân chuyển nhân viên. Hành trình đạt được điều này cho doanh nghiệp của bạn bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng dữ liệu chính xác.
Ví dụ về cách tận dụng các chỉ số sử dụng không gian có thể giúp:
Tỷ lệ lấp đầy không gian văn phòng là một số liệu quan trọng cần xem xét vì nó cho biết có bao nhiêu người sử dụng không gian văn phòng tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này có thể cải thiện đáng kể cách bạn lập lịch lưu lượng đến và đi của nhân viên và xác định thời gian sử dụng cao điểm. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng hiểu tỷ lệ lấp đầy bàn làm việc trong không gian văn phòng của mình, bạn sẽ sử dụng công thức sau:
Số lượng bàn có người sử dụng ÷ Tổng số bàn có sẵn
Ví dụ: nếu bạn có 100 bàn làm việc nhưng chỉ có 50 bàn được sử dụng suốt cả ngày, đó là tỷ lệ sử dụng không gian là 50%, mang lại cho bạn nhiều không gian để xem xét cách bạn có thể tối ưu hóa bất động sản của mình.
Một số liệu phổ biến được sử dụng trong phân tích sử dụng không gian văn phòng là tỷ lệ sử dụng không gian văn phòng. Công thức cho điều này như sau:
Số lượng nhân viên ÷ Tổng công suất x 100
Điều này sẽ giúp bạn hiểu, ví dụ, bạn có thể phù hợp với bao nhiêu bàn làm việc trong không gian văn phòng của mình và nhận được giá trị tối đa từ cơ sở của bạn – tất nhiên, theo COVID-19, điều quan trọng là phải xem xét điều gì sẽ tạo ra một môi trường an toàn và thoải mái cho nhân viên của bạn. Việc hiểu rõ bạn có bao nhiêu không gian văn phòng là cần thiết để thiết kế không gian lấy con người làm trung tâm, vì điều đó cũng mang lại lợi ích về chi phí!
Không phải tất cả các chỉ số đều phù hợp với mọi công ty, vì vậy điều quan trọng là phải phân biệt cẩn thận giữa các loại dữ liệu sử dụng có sẵn và xu hướng sử dụng có nhiều khả năng áp dụng cho setup văn phòng của bạn.

Các chỉ số và tiêu chuẩn sử dụng không gian văn phòng trung bình trông như thế nào?
Nhận thức và thực tế –– có sự khác biệt rõ rệt khi nói đến việc sử dụng không gian văn phòng. Do thiếu khả năng hiển thị và dữ liệu chính xác, một số công ty cho rằng không cần thiết hoặc cấp bách để cải thiện việc sử dụng không gian, cho rằng văn phòng của họ đang được sử dụng tốt.
Một báo cáo năm 2018 cho thấy phần lớn các tổ chức có tỷ lệ sử dụng không gian trung bình là 60-70%. Trên toàn cầu, ước tính có 42% diện tích văn phòng thương mại được sử dụng chưa đầy đủ. Ở cấp độ chi tiết hơn, các nghiên cứu khác cho thấy rằng tỷ lệ sử dụng phòng họp và bàn làm việc là 50% trở xuống.
Quy mô công ty đóng một vai trò trong việc sử dụng không gian hiệu quả như thế nào trong các tổ chức. Các công ty trong danh sách Fortune 500 có xu hướng sử dụng không gian văn phòng hiệu quả hơn các doanh nghiệp nhỏ hơn – 74% trong số họ dự kiến sẽ giảm diện tích văn phòng vào năm 2021 như một phản ứng đối với việc gia tăng các phương thức làm việc từ xa sau đại dịch. Từ năm 2013 đến năm 2017, tỷ lệ lấp đầy trung bình cho các văn phòng lớn là 88%, trong khi con số tương tự cho các văn phòng nhỏ chỉ là 70%. Trên thực tế, một số dữ liệu cho thấy có tới 25% diện tích văn phòng trống tại bất kỳ thời điểm nào.
CÁCH TÍNH TOÁN SỬ DỤNG KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG
Trước tiên, bạn cần hiểu sự khác biệt giữa office space usage và office space occupancy.
Office space usage là lượng thời gian mà mọi người ở trong văn phòng. Nó được tính bằng cách chia mét vuông bị chiếm cho tổng mét vuông trong mỗi khu vực (ví dụ: phòng nhỏ, không gian mở).
Office space occupancy là số lượng người tại bất kỳ thời điểm nào chiếm dụng loại không gian văn phòng cụ thể của bạn. Bạn có thể sử dụng số liệu này làm cơ sở để thiết kế bố cục văn phòng trong tương lai hoặc tối ưu hóa không gian làm việc hiện tại của mình theo các chức năng và yêu cầu công việc của nhân viên.
Thay vào đó, nếu bạn muốn tối ưu hóa dựa trên vị trí phòng, thì bạn nên xem xét các chỉ số sử dụng bàn làm việc. Một cách khác để tính toán tỷ lệ sử dụng không gian văn phòng là thông qua tỷ lệ so sánh lượng không gian mà một công ty chiếm dụng trên mỗi nhân viên với một số giá trị trung bình theo tiêu chuẩn ngành.
Các câu hỏi quan trọng khi tính toán việc sử dụng không gian văn phòng:
1) Những phòng hội nghị nào phổ biến nhất và điều gì khiến chúng được ưa chuộng hơn những phòng khác?
2) Những thiết bị nào được sử dụng trong các phòng hội nghị phổ biến nhất? Có đáng để đầu tư vào các công cụ và công nghệ tương tự cho các không gian khác không?
3) Những không gian nào trong văn phòng thường không được sử dụng? Có thể loại bỏ những khoảng trống nào?
4) Các cuộc họp đặc biệt có diễn ra thường xuyên hàng tuần không? Không gian làm việc thân mật hơn cho những cuộc họp này có thích hợp không?
5) Nhân viên của bạn đang sử dụng phòng họp của họ như thế nào?
6) Trong một tuần trung bình, có bao nhiêu cuộc họp kết thúc? Có thể tổ chức cùng một số lượng cuộc họp với ít phòng hội nghị hơn nếu tỷ lệ tham dự của chúng tôi cao hơn?
7) Việc sử dụng không gian văn phòng thay đổi như thế nào theo ngày, tuần hoặc tháng? Có bất kỳ xu hướng nào không?
CÁC CHỈ SỐ SỬ DỤNG KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG CẦN BIẾT
Các chỉ số sử dụng không gian văn phòng bạn cần biết:
- Sức chứa: số lượng người có thể ngồi trong phòng dựa trên số lượng chỗ ngồi và đề xuất của kiến trúc sư về sức chứa tối đa.
- Yếu tố đóng cửa: phần thời gian có sẵn mà một hoặc nhiều phòng bị chặn vì không còn chỗ.
- Tỷ lệ lấp đầy ngay lập tức: một phòng nhất định có thể được lấp đầy nhanh như thế nào sau khi đã được dọn dẹp.
- Sử dụng theo không gian cụ thể: công suất trung bình mỗi giờ trong một phòng hoặc khu vực cụ thể, cũng như số giờ một khu vực được sử dụng trong ngày.
- Tỷ lệ luân chuyển phòng: các phòng tại công ty của bạn có được coi là sạch / bẩn sau mỗi lần sử dụng hay không.
- Công suất so với tỷ lệ lấp đầy: sử dụng dựa trên công suất tối đa để tiết kiệm không gian nhằm tối ưu hóa diện tích và cải thiện quy trình làm việc. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm sơ đồ mặt bằng với công thức tính toán mức sử dụng được tích hợp sẵn.
- Mật độ: số người trên mỗi mét vuông trong không gian làm việc của bạn.
- Sử dụng phòng: số giờ một phòng được sử dụng, tình trạng sẵn có và thời gian ngừng hoạt động của phòng đó.
- Hiệu suất không gian mở: đối với môi trường không gian mở, các số liệu cụ thể thường bao gồm mật độ trung bình, độ nhạy với tiếng ồn và quyền riêng tư, cũng như tối ưu hóa các khu vực chung và cộng tác.
- Phần trăm thừa công suất: mô tả số lượng nhân viên cần rời khỏi khu vực làm việc trong bất kỳ khoảng thời gian nhất định nào để tối ưu hóa công suất sử dụng hoặc giảm thời gian chờ đợi trong thời gian cao điểm như giờ ăn trưa hoặc trước / sau cuộc họp. Điều này bao gồm việc ước tính có bao nhiêu văn phòng cần được giải phóng khi nhân viên về sớm.
- Chi phí đầu người / chỗ ngồi: chi phí trung bình hàng năm để thuê, trang trí và cung cấp không gian văn phòng cho mỗi thành viên trong nhóm nhằm tối ưu hóa thiết kế bố trí trong phạm vi ngân sách nhất định.
- Tỷ lệ lưu động: một tỷ lệ khác dựa trên số lượng nhân viên làm việc tại nhà ít nhất một ngày trong một tháng nhất định. Điều này giúp tối ưu hóa không gian văn phòng nếu phần lớn lực lượng lao động của bạn là người di chuyển nhiều.
- Bàn riêng biệt cho mỗi nhân viên: số lượng máy trạm trung bình mà bạn sử dụng cho mỗi người – bao gồm tủ, bàn, bàn và ghế trong nơi làm việc của bạn. Bạn có thể tối ưu hóa điều này để tối ưu hóa hiệu quả không gian hoặc giảm thời gian ngừng hoạt động trong thời gian cao điểm.
Đây chỉ là một số ví dụ về cách bạn có thể tính toán việc sử dụng không gian văn phòng của mình. Nhìn chung, mục tiêu chính là tối ưu hóa cả công suất / tỷ lệ lấp đầy, cùng với tỷ lệ sử dụng, dựa trên vị trí máy trạm và chức năng công việc của nhân viên trong suốt ngày và tuần làm việc.
Đảm bảo tính linh hoạt trong môi trường không gian mở dẫn đến tỷ lệ sử dụng và năng suất của công nhân tốt hơn, đồng thời mức độ hài lòng cao hơn với không gian làm việc của họ. Tối ưu hóa bằng cách cung cấp các tùy chọn cho nhiều loại sắp xếp công việc khác nhau như lập nhóm, kết nối mạng (ví dụ: “hoteling” nơi nhân viên chia sẻ không gian bàn làm việc), văn phòng cá nhân. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng phần mềm lập kế hoạch không gian văn phòng cũng như các thước đo năng suất để tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình kinh doanh bất động sản. Vì vậy, đừng quên thêm các số liệu này vào danh sách của bạn.
Sử dụng cảm biến sử dụng không gian để có được thông tin chi tiết
Hiểu các chỉ số và ý nghĩa của chúng chỉ là một phần trong sáng kiến tối ưu hóa không gian của bạn. Bước tiếp theo là thu thập thông tin thúc đẩy các chỉ số này. Cảm biến sử dụng không gian (còn được gọi là cảm biến chiếm chỗ) là giải pháp. Chúng có thể giúp bạn tối ưu hóa không gian văn phòng của mình bằng cách:
Giám sát và đo lường tự động và ẩn danh sự di chuyển của nhân viên trong toàn bộ tòa nhà của bạn. Cảm biến hoạt động 24/7, thu thập dữ liệu liên tục thay vì chụp nhanh việc sử dụng tại một thời điểm cụ thể. Tính toán và cung cấp các chỉ số về hiệu quả không gian làm việc liên quan đến: công suất thuê, sử dụng phòng, phần trăm công suất thừa, tất cả đều dựa trên dữ liệu lịch sử, chính xác và đáng tin cậy. Điều này có thể cung cấp thông tin chi tiết dẫn đến những cải tiến trong văn hóa doanh nghiệp của bạn liên quan đến loại không gian làm việc mà bạn tối ưu hóa.
Làm thế nào để bạn tối ưu hóa không gian văn phòng?
Cảm biến có thể được định vị để theo dõi bàn làm việc, phòng họp và diện tích sàn văn phòng, điều này sẽ giúp người quản lý hiểu rõ hơn về nơi có thể xảy ra tình trạng không gian sử dụng thấp và cách những không gian đó có thể được cải thiện trong nỗ lực tối đa hóa việc sử dụng. Bằng cách tích hợp dữ liệu từ cảm biến sử dụng với hệ thống văn phòng thông minh, bạn có thể tối ưu hóa không gian và tăng hiệu quả.
Tích hợp cảm biến chiếm chỗ chính
Hệ thống đặt phòng họp có thể mang lại kết quả tốt hơn khi chúng tích hợp với cảm biến chiếm chỗ vì chúng sẽ nhận được các bản cập nhật tự động, thông báo về các phòng trống hoặc không có người mà hiện có thể được cung cấp cho các nhân viên khác – thay vì chờ ai đó cập nhật hệ thống theo cách thủ công.
Cảm biến sử dụng được tích hợp với hệ thống quản lý tòa nhà của bạn có thể giúp bạn tự động hóa HVAC và ánh sáng, tăng hiệu quả sử dụng năng lượng cho không gian văn phòng của bạn.
Tích hợp dữ liệu về công suất của bạn vào hệ thống đặt bàn cho phép bạn triển khai hiệu quả dịch vụ đặt phòng / khách sạn nóng, có thể giúp tận dụng không gian tốt hơn khi làm việc kết hợp.
Tối ưu hóa việc sử dụng không gian văn phòng của bạn là một điều cần thiết trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Cách tiếp cận chủ động để tạo ra không gian an toàn, thoải mái, lấy con người làm trung tâm là chìa khóa để xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc, giảm chi phí và giảm lượng khí thải carbon cho môi trường văn phòng của bạn.
GIỚI THIỆU SAIGON OFFICE
CÔNG TY TNHH SAIGON OFFICE (Saigonoffice.com.vn) được ra đời với sự tham gia của các chuyên gia trong lĩnh vực bất động sản, đặc biệt là thị trường văn phòng cho thuê, mặt bằng thương mại và tòa nhà.
Saigon Office là cổng thông tin tìm kiếm bao gồm: văn phòng trọn gói, văn phòng cho thuê, văn phòng theo hạng, mặt bằng thương mại và tòa nhà cao ốc cho thuê.
Dịch vụ cho thuê văn phòng chính tại Saigon Office:
* Văn phòng cho thuê quận 1: https://saigonoffice.com.vn/van-phong-cho-thue-quan-1.html
* Văn phòng trọn gói quận 1: https://saigonoffice.com.vn/van-phong-tron-goi-quan-1.html
* Mặt bằng thương mại
* Văn phòng cho thuê Saigon Office: https://saigonoffice.com.vn/
Và văn phòng các quận 2, 3, 4, 5, 7, 10, Phú Nhuận, Bình Thạnh, Tân Bình, Gò Vấp và Thủ Đức
CÔNG TY TNHH SAIGON OFFICE
Địa chỉ: 208 Nguyễn Trãi, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, TpHCM
ĐT: 0908 600 359
Website: https://saigonoffice.com.vn