Bạn đang nghi ngờ rằng bản thân không thể kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint chuyên nghiệp. Đừng lo lắng, vì trong bài viết này bangxephang.com sẽ hướng dẫn bạn tất tần tật những kỹ năng thuyết trình bằng powerpoint mà một người chưa có kinh nghiệm cũng có thể rèn luyện được. Cùng đón đọc bài viết sau nhé.
Mục lục
Chuẩn bị dàn ý trước khi giải thích powerpoint
điều đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất trước lúc bắt đầu làm bất cứ việc gì, chính là lập kế hoạch. Lập dàn ý giúp bạn định vị rõ phạm vi trình bày trong bài thuyết trình (để tránh lan man), định vị rõ bố cục và thứ tự thông tin cần gởi đến người đọc/ người nghe.
Theo anh Huỳnh Lời, một bài trình bày báo cáo bao gồm:
-
Slide 1: Tiêu đề và các thông tin về tác giả giải thích, địa điểm và thời điểm giải thích
-
Slide 2: lên danh sách những nội dung báo cáo (tạm hiểu là mục lục)
-
Slide 3 trở đi: Các nội dung: gồm có tiêu đề và text.
Ví dụ: Bài báo cáo group về cây Lạc tiên (Passiflora foetia L. Passifloraceae.) nội dung bao gồm:
-
Thực vật học: Tên đất nước ta, tên khoa học, mô tả, phân bố, sinh thái
-
Hóa học: Flavonoid (vitiexin, isovitexin…), alkaloid
-
bộ phận dùng
-
Tác dụng dược lý (An thần, chống oxy hóa..)
-
công dụng
-
Các chế phẩm
Cách làm như sau:
-
Slide trước áp cuối: tóm tắt thông tin (nếu có)
-
Slide áp cuối: tài liệu tham khảo viết đầy đủ (tuy nhiên, Scholarship EZ khuyến khích các bạn vẫn viết các tài liệu tham khảo cụ thể vào mỗi slide để người coi dễ theo dõi)
-
Slide cuối: Lời cám ơn.
Các thao tác cơ bản trong powerpoint
Bước 1: Mở Microsoft Powerpoint: Chỗ “Click to add title” gõ thành “Báo cáo cây Lạc tiên”, chỗ “click to add subtle” gõ tên các sv trong nhóm, copy box này và paste ra thêm 2 box nữa để ghi tên trường, nơi báo cáo, ngày báo cáo, đổi màu chữ, không cần đổi font.
Bước 2: nhấn vào Home → New Slide (chọn kiểu Title and content). Slide naỳ làm nội dung báo cáo. Chỗ Click to add title” gõ thành “nội dung báo cáo” và “click to add text” gõ các nội dung: Thực vật học, hóa học, …
Bước 3: bấm vào Home → New slide (Ctr+M) sẽ có slide thứ 3. Gõ Tên VN, Tên khoa học, miêu tả. Trong phần mô tả (level 1) có 3 mục con (level 2) là Dây, Lá, Hoa thì tô chọn 3 mục con này và sử dụng phím Tab đẩy vào hay dùng nút có mũi tên thụt vào như hình dưới
Để bắt đầu slide thực vật học, có thể nhằp chuột phải vào slide và chọn Duplcate Slide. Làm tương tự cho các phần còn lại.
Bước 4: Định dạng các slide.
Làm Master Slide: Master Slide có công dụng mặc định cho tất cả Slide của chúng ta có cùng kiểu. Chọn View → Master → Slide Master. Chọn “Click to edit Master title style” màu đỏ, bold, “Edit Master text styles” màu xanh, “Second level” màu tím, “Third level” màu vàng thẩm. Sau đó đóng Master Slide lại toàn bộ đều đồng bộ. Để làm số trang, trong Master Slide, chọn Insert Header and footer, chọn Slide Number và chọn apply to all. mặc dù vậy phải tăng size lên dễ thấy.
Sau đó đóng Master View thì toàn bộ các slide cùng 1 kiểu.
chú ý khi copy và paste: Khi copy từ 1 nguồn nào đấy (vd từ file word khác hay trên pdf hoặc trên mạng vào bài, hãy chọn chế độ “Keep text only”, khi đó văn bản đã được đưa vào bài với định dạng đã tạo trong master slide. nếu muốn giữ định dạng của file nguồn, chọn “Keep source formatting”, kiểu paste này thường sử dụng khi copy từ 1 ppt đã định dạng sẵn qua ppt mới.
Chèn hình bằng Insert → Picture → From file In Handout: chọn print pdf, trong printer property chọn 4 slides trên 1 trang.
Làm hiệu ứng khi chuyển Slide: chọn Slide show → Slide transition, chọn kiểu cho nó.
Làm hiệu ứng cho nội dung trong slide: bạn muốn dòng chữ xuất hiện mỗi khi click chuột, chọn Slideshow → Slide animation, rồi chọn kiểu xuất hiện, nếu chọn chi tiết cho từng kiểu, vào Slide show → Custom animation, add effect. Slide cuối cùng ghi tài liệu tham khảo theo quy định của Bộ Giáo Dục.
>>> Tham khảo các mẫu Slide đẹp cho powerpoint tại đây.
Một vài mẹo trình bày powerpoint
Công cụ Format Painter (Hình cây chổi bên trên của Word) là công cụ để copy dạng format, vd: bạn đã có mục “8. xử lý hình ảnh với Photoshop” có format là heading 1, numbering tự động, bạn mong muốn có “9. mẹo vặt” có format tương tự bạn để con trỏ vào chỗ “8. giải quyết …”, nhấn vào biểu tượng Format Painter, rồi bấm vào chỗ “9. mẹo vặt” thì chỗ này được format y chang chỗ 8.
Co chữ trong Paragraph: đôi khi 1 vài chữ nhảy xuống chiếm 1 dòng phí quá hay gây mắc cười như “Cây này thuộc họ Cà” rồi sang trang khác thấy chữ “phê” hay “anh đi công tác Plây” rồi thấy chữ “ku” nằm ở dưới. Để khắc phục, đánh dấu paragraph, vào Format → Font → Character spacing → Spacing → Condense → chọn khỏang 0.1 pt rồi nâng dần lên đến khi chữ nhảy lên là vừa.
Update field bị Error: do link của bạn bị mất hay ứng dụng đọc của bạn chưa thiết lập. VD công thức được vẽ trong ChemDraw, khi copy và paste vào bài, thỉnh thỏang bị báo lỗi khi update field, khi ấy bạn phải vẽ lại hay copy công thức rồi paste vào paint, lưu file rồi insert vào, cách này có nhược điểm là hình bị nổ do chỉnh sửa chấm điểm.
Các phím nóng thông dụng
Khi chuột của bạn bị mèo nuốt, bạn xài phím tắt, các chữ trên thanh công cụ đều có dấu gạch dưới dưới 1 chữ cái, bạn kết hợp phím Alt+chữ cái đấy để mở đơn lệnh, ví dụ mong muốn mở đơn lệnh file thì dưới chữ file có gạch dưới chữ F bạn mở nó bằng phím Alt+F (tương tự E cho Edit, I cho Inset, A cho table).
Các quy tắc trong kỹ năng thuyết trình
Quy tắc 1: 10 slide buộc người thuyết trình phải Lựa chọn khôn ngoan
Chắc chắn rằng, 10 có vẻ như là một con số tùy ý, tuy nhiên đặt một giới hạn về số lượng các slide mà bạn được phép là một hạn chế đầy giá trị. Hầu hết mọi người có thể thử nghiệm 20, hoặc 30, hoặc 100 slide cho một bài thuyết trình kéo dài 1 giờ. Giảm con số này xuống đến 10 buộc bạn phải đánh giá được sự cần thiết của từng slide. cũng như mọi yếu tố của công đoạn trình chiếu, nếu như slide nào không thiết yếu, thì cần được cắt giảm đi.
10 là số tối ưu trong trình diễn Powerpoint bởi vì thực chất conngười không thể tiếp thu quá 10 khái niệm trong 1 cuộc họp.
Nó cũng khuyến khích người thuyết trình thiết kế một cách khôn ngoan. bình thường một thiết kế biểu đồ đơn tốt loại bỏ được sự cần thiết cho 5 slide dạng bullet.
Quy tắc 2: 20 phút là đủ dài để truyền đạt một việc to tát.
cũng như các hạn chế về số lượng các slide, một hạn chế về thời gian nói sẽ buộc bạn phải chỉnh sửa không thương tiếc. Cắt giảm những slidebar buồn cười . Cắt giảm cả những lời như kiểu pha trò “Tôi hạnh phúc khi được ở đây“. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gởi qua email sau buổi thuyết trình. Khi chúng ta có thể cắt tất cả những việc đó, Bạn có thể giao tiếp với độ chuẩn xác và sự ngắn gọn.
Bạn nên trình bày 10 slide trong 20 phút. Chắc chắn, bạn có thể có hẳn 1 giờ, nhưng bạn sử dụng máy tính sách tay, vì thế thường sẽ mất 40 phút nếu trình bày với máy chiếu. Thậm chí Khi tất cả mọi thứ xác lập hoàn hảo, mọi người sẽ đến trễ và phải rời đi sớm. Trong 1 thế giơi hoàn hảo, bạn giải thích 20 phút, và bạn có 40 phút để dành cho tranh luận. vấn đề chính của các bài thuyết trình mà tôi đã thấy với văn bản có font 10 point. Càng nhiều văn bản càng nhiều chú ý nhiều vào slide, và người thuyết trình đọc nó. tuy nhiên, chừng nào mà khán giả nhận
ra là bạn đọc văn bản, họ đã đọc trước bạn rồi vì họ sẽ đọc nhanh hơn là bạn đọc và nói. Kết quả là bạn và khán giả sẽ lạc nhịp (mất đồng bộ).
Martin Luther King Jr. Đã chỉ cần 17 phút để sẻ chia ước mơ của mình. Còn điều gì làm cho bạn tưởng tượng rằng bạn phải cần nhiều thời gian hơn thế nữa?
Quy tắc 3: Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọc
Trừ khi mà bạn có một lượng rất đông khán giả và một màn hình chiếu rất nhỏ (nó đã xảy ra với tôi), cỡ chữ 30 sẽ đọc được bởi toàn bộ mọi người. Lớn hơn có lẽ là tốt hơn, nhưng đây chính là một ngưỡng thấp đúng cách chấp nhận được.
Trong khi phông chữ 30 vẫn còn cho phép bạn đặt rất nhiều từ trên một slide, ít nhất thì khán giả của chúng ta vẫn có khả năng đọc chúng.
nguyên nhân mọi người dùng font nhỏ là: trước hết, họ không đủ hiểu rõ về vấn đề; thứ 2, họ nghĩ là nhiều văn bản hơn sẽ có sức thuyết phục hơn.
Hãy buộc bạn sử dụng font chữ không nhỏ hơn 30 point. Tôi dám chắc nó sẽ làm cho các bài thuyết trình của bạn tốt hơn vì nó yêu cầu bạn tìm các điểm nổi bật nhất và hiểu rõ cách thức giải thích về nó thật tốt. nếu “30 point” là quá vô lý, Tôi sẽ đề nghị 1 giải thuật: tìm ra tuổi của người già nhất trong số khán giả và chia nó cho 2. đó chính là kích thước font tối ưu của bạn.
>>> Tham khảo các mẫu Slide đẹp cho powerpoint tại đây.
Một vài lưu ý khi giải thích bài thuyết trình bằng powerpoint
-
Trang chiếu phải có tiêu đề, tiêu đề cần được trang bị vào layout
-
Một trang chiếu không được quá một đề tài, Số thông tin không quá 6 ND trong 1 đề tài
-
Một nội dung thường không quá 2 dòng
-
Ngôn từ nhất quá, sắc màu nhất quán, phong cách nhất quán
-
dùng gam màu và hình ảnh thích hợp, template ổn
-
Thiết kế trang chiếu cân đối, ổn với các kiểu màn hình
-
Viết chữ cỡ tối thiểu 5mm (font khoảng 20-25px)
-
Nên hiển thị thanh thời gian để dễ quản lý tốc độ trình bày
-
một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu
Khi trình chiếu, bạn nhấn phím F1, chương trình sẽ cho ra các phím tắt hữu dụng nhất (xem hình). dưới đây là một số phím thú vị.
-
Ctrl – P: lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những phần quan trọng.
-
Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn đã tạo bằng bút màu.
-
Nhấn phím Esc: tắt cây bút màu đi, trở vế trỏ chuột BT
-
Ctrl – H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
-
Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
-
Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao hoặc giải quyết sự cố, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
-
Page Up hay mũi tên lên: Đến slide trước.
-
Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến slide sau.
-
Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến slide theo số trang.
Trong bài viết này, bangxephang.com đã chia sẻ cho bạn các kỹ thuyết trình bằng powerpoint đẹp, ấn tượng nhất. Hãy lưu lại để có ngay một kho tàng mẫu slide đẹp phòng những lúc cần dùng gấp mà vẫn có một bài trình bày suôn sẻ nhé. Chúc các bạn luôn tự tin và thành công trong mọi buổi thuyết trình!
Khánh Nhi tổng hợp
(Nguồn: kenhtuyensinh.vn, scholarshipez.edu.vn, tm.edu.vn)
