4 bước xây dựng quy trình thực hiện công việc hiệu quả nhất

Quy trình thực hiện công việc đối với nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng một quy trình làm việc có thể gây tốn thời gian và gặp nhiều khó khăn, đây là nhiệm vụ không hề dễ dàng của các nhà quản lý. Tuy nhiên đây lại được coi là công việc gần như bắt buộc tại hầu hết các doanh nghiệp. Cùng biquyet.com.vn tìm hiểu về quy trình thực hiện công việc.

Mục lục

Quy trình thực hiện công việc là gì?

Quy trình thực hiện công việc được hiểu là hướng dẫn, quy định thực hiện các bước của công việc theo một tiêu chuẩn được đặt ra để đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình công việc có thể thay đổi và tối ưu hóa theo từng giai đoạn để phù hợp với yêu cầu và công việc mới.

Quy trình làm việc trong công ty là tập hợp những nhiệm vụ, công việc được thực hiện theo một thứ tự cố định để hoàn thành kế hoạch được đề ra. Dựa vào từng chức năng nhiệm vụ mà các quy trình làm việc trong công ty có thể được chia làm 4 nhóm: quy trình quản lý khách hàng, quy trình quản lý vận hành, quy trình quản lý đổi mới, quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích khi xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Có thể nói quy trình làm việc là cách tốt nhất để thực hiện các công việc theo tổ chức và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một quy trình “chuẩn mực” nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Trong đó có thể kể đến như:

–   Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc trong nội bộ doanh nghiệp
–   Đảm bảo tính trơn tru khi thực hiện
–   Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết nhờ cải tiến các hoạt động vận hành
–   Nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp nhờ tạo ra những đột phá trong công việc mới
–   Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành nhờ các đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự

>>>Xem thêm :Chia sẻ 5 lời khuyên chống chai pin iPhone sai lầm mà bạn nên tránh

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ tất cả các bước để xây dựng quy trình làm việc.

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu của công việc

Công việc đầu tiên để xây dựng một quy trình tiêu chuẩn là xác định nhu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải làm rõ nhu cầu của của công việc cần xây dựng quy trình là gì: để nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới, tái cấu trúc doanh nghiệp hay do yêu cầu của ban lãnh đạo,…

Ngoài ra, xác định mục đích và phạm vi cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm tại bước này. Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát , thời gian thực hiện, tấn suất công việc,… Còn xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

Bước 2: Số bước của quy trình làm việc

Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào về số bước của một quy trình làm việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có quá nhiều bước thực hiện thì sẽ dễ dẫn đến những rắc rối trong quá trình kiểm soát.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích các bước của một quy trình làm việc.

Bước 3: Kiểm soát, kiểm tra quy trình làm việc

Mô hình lý thuyết là không để đảm bảo một quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Chính vì vậy, trong quá trình xây dựng hệ thống quy trình làm việc, các nahf quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tr, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

Đối với xác định phương pháp kiểm tra, các yếu tổ cần quan tâm bao gồm:

•   Những bước cần thực hiện kiểm tra
•   Tần suất kiểm tra
•   Người thực hiện kiểm tra
•   Những điểm trọng yếu cần kiểm tra

Bước 4: Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

–   Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
–   Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
–   Test trong quá trình thực hiện.
–   Đo lường tính khả thi của quy trình

Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, tài liệu hướng dẫn, điểm kiếm soát, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, tần suất, hồ sơ…

>>>Xem thêm: Hướng dẫn kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả mới nhất 2020

Lập kế hoạch và lên danh sách công việc

Làm gì cũng vậy, trước khi bắt tay vào giải quyết thì cần vạch ra cho mình một định hướng cụ thể đã. Và để làm được điều này thì trước tiên bạn cần lập kế hoạch và lên danh sách tất cả những công việc cần làm trong ngày, hay những nhiệm vụ cần thiết của một dự án. Hãy liệt kê càng nhiều càng tốt, bao quát tất cả một ngày làm việc hoặc một dự án đang sắp được triển khai.

Công đoạn lập kế hoạch này sẽ giúp bạn không bỏ sót bất kỳ một công việc nào và đồng thời nó cũng hỗ trợ rất lớn trong việc ước tính khối lượng công việc.

Sắp xếp các nhiệm vụ theo đúng trình tự

Quy trình thực hiện công việc danh sách công việc hay nhiệm vụ mà bạn vừa lập ra ở trên đã khá đầy đủ, tuy nhiên nó không tuân theo bất cứ một trình tự hay quy luật nào cả. Nếu cứ thế mà thực hiện ngay thì bạn sẽ bị rối, và công việc sẽ trở nên chồng chéo, làm một việc lại kéo theo 2 hay 3 việc khác chen ngang cần thực hiện.

Chính vì vậy, nếu đã có tay trong bản danh sách rồi thì việc bạn cần làm lúc này đó là đọc kỹ lại một vài lần và sắp xếp chúng theo đúng trình tự thực hiện. Việc làm trước sẽ là nền tảng cung cấp thông tin, dữ liệu cho những công việc tiếp sau.

Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về Quy trình thực hiện công việc theo từng bước một cách hiệu quả nhất. Hy vọng qua bài viết trên bạn có thể tích thêm nhiều kiến thức cho bản thân nhé.