Quy trình quản lý công việc từ xa thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất, tăng hiệu xuất làm việc của bản thân. Hảy cùng tìm hiểu thêm nhiều thông tin trên sẽ hữu ích đối với các bạn.
Mục lục
Quy trình quản lý công việc từ xa
Bạn là một CEO đang muốn chuyển đổi công ty sang làm việc từ xa, nhưng không biết phải setup và vận hành thế nào cho hiệu quả, từ bài toán trang thiết bị tới bài toán nhân sự?
Base Resources – Làm việc từ xa là một mô hình vận hành doanh nghiệp không mới, nhưng dạo gần đây đột ngột “nóng” lên gấp nhiều lần bởi tác động của dịch bệnh Covid-19 – vốn có nguy cơ lây nhiễm cao nếu tiếp tục làm việc tại văn phòng.
>>>Xem thêm :Bạt xanh cam là gì? Mua bạt xanh cam ở đâu tốt nhất?
6 Quy trình quản lý công việc từ xa
“Cỗ máy” nào muốn vận hành trơn tru cũng cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản. Doanh nghiệp làm việc từ xa của bạn cũng vậy. 6 yếu tố sống còn sau chính là cơ sở để bạn thực hiện theo các hướng dẫn triển khai ở phần sau của bài viết.
Nguyên tắc 1:Quy trình quản lý công việc từ xa Assume Remote
Nguyên tắc này nói rằng tất cả mọi người đều luôn trong trạng thái làm việc từ xa. Trong nhiều trường hợp một vài thành viên có thể ngồi chung với nhau tại một nơi hoặc trên văn phòng, nhưng vẫn phải tuân thủ các hoạt động chia sẻ thông tin, trao đổi trên online để các thành viên còn lại nắm chung thông tin.
Nguyên tắc này đảm bảo toàn bộ các thành viên khi làm việc từ xa đều nắm được thông tin như nhau.
Nguyên tắc 2: Integrity
Nguyên tắc này nói rằng chúng ta phải luôn cam kết với những mục tiêu đã đề ra, đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và chất lượng dù ở đâu. Có trách nhiệm trong công việc đặc biệt với các cá nhân/phòng ban có mối liên kết ràng buộc với các cá nhân/phòng ban khác.
Nguyên tắc 3: Anti-distraction
Đảm bảo rằng khi làm việc từ xa, chúng ta cần loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung. Đó có thể là âm thanh của hàng xóm, người bạn cùng nhà, công việc gia đình hay chiếc giường ngủ. Hãy đảm bảo không gian và công cụ giúp làm việc tập trung một cách thực sự.
Nguyên tắc 4: Asynchronous Communication
Giao tiếp bất đồng bộ khi làm việc online. Mọi thứ sẽ không xảy ra như khi làm việc trực tiếp, chúng ta không kỳ vọng mọi người sẽ trả lời ngay lập tức mọi thông tin, hãy chấp nhận việc bị chậm trễ trong một khoảng thời gian. Trường hợp cần giải quyết một vấn đề quan trọng, hãy gọi điện trực tiếp. Việc này đảm bảo bạn luôn có các khoảng thời gian tập trung cho công việc và kiểm tra các tin nhắn vào một khoảng thời gian nhất định.
Nguyên tắc 5: Honesty
Làm việc một cách trung thực và minh bạch, đảm bảo thời gian làm việc online dành cho công việc. Nếu có vấn đề gì phát sinh, hãy báo lại với người phụ trách để có sự hỗ trợ cần thiết.
Nguyên tắc 6: Information Security
Giữ an toàn thông tin khi làm việc tại môi trường nằm ngoài văn phòng. Luôn cẩn trọng trong việc bảo vệ các thông tin khách hàng, thông tin nội bộ, thông tin về sản phẩm và các thông tin mang tính nhạy cảm.
Nhân tốt quyết định hiệu quả làm việc
Bồi dưỡng niềm tin.
Niềm tin có tính chất hai chiều, muốn nhân viên tin cậy bạn thì trước hết bạn hãy đặt niềm tin vào họ. Vậy làm thế nào để nhân viên thấy bạn tin tưởng họ? Hãy giao nhân viên các dự án quan trọng, khuyến khích họ đưa ra các sáng kiến mới hoặc cho họ cơ hội làm việc từ xa nếu có thể để chứng minh rằng bạn tin tưởng vào sự tự giác và năng lực của họ dù ở trong hoặc ngoài văn phòng. Lãnh đạo không chỉ là việc bạn hoàn thành công việc của một người sếp mà còn là giúp nhân viên của bạn trở thành người giỏi nhất có thể.
Kế hoạch cụ thể và bám sát todolist.
Dù làm việc từ xa hay làm viêc ở gần cũng cần cụ thể kế hoạch, công việc, người thực hiện, thời gian hoàn thành. Nhưng với mô hình làm việc từ xa thì việc này càng cần chi tiết hơn hơn bằng văn bản hay phần mềm. Kế hoạch và công việc trực quan nhờ công nghệ thông tin sẽ giúp nhóm trở nên mạnh mẽ hơn, hiểu ý hơn dù bất kể họ đang ở nơi nào.
Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian.
Quy trình quản lý công việc từ xa Mỗi người mỗi nhân sự đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất đối với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất.
Việc quản lý điều hành cần phải có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành và kiểm tra đôn đốc để giúp đội nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.
>>>Xem thêm :Đầu tư bất động sản hiệu quả và những nguyên tắc bạn cần lưu ý
Phần mềm quản lý làm việc nhóm.
Nói đến xây dựng nhóm làm việc từ xa thì không thể không nói đến ứng dụng quản lý kế hoạch công việc nhóm.
Với việc phát triển internet của điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý điều hành công việc thuận lợi hơn rất nhiều, phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.
Những thách thức chung của làm việc từ xa
Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố yêu cầu đặc biệt khi làm việc từ xa. Mặt khác, những nhân viên có hiệu suất cao có thể phải trải qua việc suy giảm hiệu suất công việc và sự gắn kết khi họ bắt đầu làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có sự chuẩn bị và đào tạo. Những thách thức cố hữu trong công việc từ xa bao gồm:
Thiếu sự giám sát trực diện
Cả người quản lý và nhân viên của họ thường có mối lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực diện. Các quản lý lo lắng rằng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ hoặc hiệu quả (mặc dù nghiên cứu chỉ ra điều ngược lại, ít nhất là đối với một số loại công việc). Mặt khác, nhiều nhân viên cảm thấy khó khăn với việc giảm sự hỗ trợ và giao tiếp với cấp quản lý. Trong một số trường hợp, nhân viên cảm thấy rằng các nhà quản lý từ xa khó nắm bắt được các nhu cầu của họ, và do đó không thể hỗ trợ họ hoàn thành công việc.
Thiếu quyền truy cập thông tin
Quy trình quản lý công việc từ xa những người mới bắt đầu làm việc từ xa thường ngạc nhiên bởi cần thêm thời gian và nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ đơn giản cũng có thể là một trở ngại lớn đối với nhân viên khi làm việc tại nhà.
Qua bài viết trên đã cho các bạn biết về quy trình quản lý công việc từ xa hiệu quả nhất. Hy viongj những thông tin trên sẽ hữu ích đối với các bạn. Cảm ơn các ban đã dành thời gian để xem qua bài viết nhé.
>>Xem thêm :Những lưu ý mà bạn cần biết khi thuê áo dài cưới cho các cặp đôi
Lộc Đạt-tổng hợp
Tham khảo ( resources. myxteam, … )
