Ở thời điểm hiện tại cách viết email trong công việc là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết không chỉ đối với những bạn sinh viên mới ra trường chuẩn bị đi làm mà còn rất cần thiết đối với các nhân viên đang hoạt động trong các công ty để nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin và tối đa hóa hiệu quả công việc. Hôm nay biquyet.com.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách viết email trong công việc để đạt được những hiệu quả cao nhất.
Cấu trúc cần thiết của một cách viết email trong công việc đạt hiệu quả cao bao gồm: Tiêu đề email, lời chào, nội dung email, tệp đính kèm, lời chúc, chữ kí cuối email. Sau đây, biquyet.com.vn sẽ lưu ý cho các bạn từng phần để cách viết email trong công việc thuận lợi hơn.
Bí quyết cách viết email trong công việc được hiệu quả công việc cao
Đặt đầu bài cho mail
Mỗi ngày, một người nhận được rất nhiều các email khác nhau trong đó có rất nhiều các ý email spam không cần thiết. Vì vậy, cách viết email trong công việc của bạn cần phải chú ý việc đặt đầu bài cho email để đạt được hiệu quả đọc mail cao hơn. Khi đặt đầu bài cho email (subject) của bạn phải note những vấn đề giống như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người xem để cho họ biết chủ đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
Nếu bạn đầu bài đề mail thích hợp và thu hút thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc mail không cần thiết cho nhu cầu hiện tại của học.
Chú ý khi viết tiêu đề cho một email
Phần trên là gợi ý cách viết email trong công việc với phần đầu bài cho email để bạn lựa chọn đầu bài của một email còn tiếp đây là để ý với tiêu đề của mail là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của mail đó.
Nếu email gửi đưa tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng send trong đầu bài mail. không bao giờ bỏ trống tiêu đề email. tiêu đề email rạch ròi, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Đính kèm tập tin vào mail
Trong phần này mình không hướng dẫn các bạn thao tác đính kèm một tập tin vào mail vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn post hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài note với thao tác đính kèm tập tin vào trong mail khi cách viết email trong công việc theo chuẩn.
Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung phù hợp hiển thị cho tất cả máy tính giống như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Chú ý không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Viết nội dung email theo chuẩn
Cách viết email trong công việc đạt chuẩn cần phải đảm bảo các yếu tố về nội dung cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn mong muốn đề cập trong mail, nêu rõ nguyên nhân viết email trong đoạn đầu tiên của email.
Khi soạn mail, điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ k đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng rất nhiều người gặp phải lỗi này khi viết email và biên soạn thảo văn bản. không những thế bạn cũng nên dùng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu hợp lý nguyên tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
- Đầu dạng luôn viết hoa chữ trước nhất. chú ý, viết hoa chứ không hề viết in hoa.
- Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
- all các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
- Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
- Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
- Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
- Chia đoạn nếu viết dài.
- Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. người xung quanh thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng đủ sức nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên sử dụng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email hợp lý của bạn là đủ.
Nội dung của một email chuẩn như thế nào?
Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn hiện nay là những phần cần có trong nội dung mail. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một email theo phù hợp ở phần dưới đây.
Phần chào hỏi: Trong phần này bạn đủ nội lực dùng vài lời chào hỏi như:
- Dear (Hi)…
- Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần để ý sau:
- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
- nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
- Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận mail.
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc mail thông dung như:
- Thanks & B. Regards,
- Trân trọng, Em cám ơn …
Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối cần thiết trong mail không những thế gần như nó luôn luôn vừa mới được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ khiến bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận mail đủ sức liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, phone, email, địa chỉ rà soát lại content mail và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng không kém phần cần thiết trong quy trình viết mail theo hợp lý đó là công đoạn check lại nội dung email và file vừa mới đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và send cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rườm rà chẳng hề nhỏ khi tới tay người nhận.
Nhập địa chỉ mail người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo hợp lý là vì để hạn chế tối đa việc mail chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn nhấn gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và nhấn để send đi. tra cứu địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không mong muốn gửi nhầm tới địa chỉ mail khác.
Cách viết email công việc đạt chuẩn bằng tiếng anh
Bên cạnh những đối tác là người Việt Nam, trong một số trường hợp đối tác là người nước ngoài yêu cầu phải sử dụng tiếng anh trong quá trình viết mail. Tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết email trong công việc đạt hiệu quả bằng tiếng anh. Điều trước tiên bạn cần lưu ý trong cả quá trình viết là sử dụng ngôn ngữ trang trọng, cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.
Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.
Phần mở đầu – Beginning
Chào hỏi xưng hô là điều cần chú ý đầu tiên.
Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A
Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:
Dear Sir/ Dear Madam
Lưu ý 2: khi người nhận thư là người nước ngoài, nên gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Dear Mr.Jone.
Phần nội dung chính – Body
Trường hợp viết email trả lời cho ai đó: bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc I am very happy to receive your email.
Việc cảm ơn đầu tiên làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.
Nếu bạn là người chủ động viết email: Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:
- I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).
- With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)
Phần nội dung chính của email: Viết câu tiếng anh ngắn, sử dụng các từ dễ hiểu có một nghĩa để người nhận có thể hiểu chính xác thông điệp mà bạn muốn truyền tải.
Tệp đính kèm (Attaching files)
Dưới đây là một số câu nói trang trọng cho cách viết email công việc đạt hiệu quả bằng tiếng anh
- I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)
- Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
- I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)
- Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)
Phần kết thúc – Ending
Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:
- Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
- Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)
- I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)
Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.
- Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam
- Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A
- Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ
Tóm tắt lại những điều cần chú ý trong các viết email công việc đạt chuẩn
Trong một bài viết ngắn này mình không thể truyền đạt một phương pháp tỉ mỉ các thao tác để viết email đúng phù hợp. Nhưng hi vọng với những share phí trên bạn sẽ có cái Quan sát và hình dung gần nhất để đủ sức tự mình viết mail đúng hợp lý và ấn tượng nhất.
Nguồn: http://www.bachviet.edu.vn/
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư từ chối công việc một cách hiệu quả và lịch sự nhất
