cách viết email trong công việc là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trong google về chủ đề cách viết email trong công việc . Trong bài viết này, biquyet.com.vn sẽ viết bài
Tổng hợp bí quyết cách viết email trong công việc đạt chuẩn
Đặt đầu bài cho mail
Khi đặt đầu bài email (subject) của bạn phải note những vấn đề giống như là phải đúng chủ đề, thu hút sự chú ý của người xem để cho họ biết chủ đề chính trong nội dung email của bạn là gì.
Nếu bạn đặt đầu bài mail thích hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu k họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc mail k cần thiết.
chú ý khi viết tiêu đề cho một email
Phần trên là tut để bạn lựa chọn đầu bài của một email còn tiếp đây là để ý với tiêu đề của mail là phải rõ ràng, đúng mục đích và k quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của mail đó.
Nếu email gửi đưa tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng send trong đầu bài mail. không bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail. tiêu đề email rạch ròi, viết bằng tiếng việt k dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.
Đính kèm tập tin vào mail
Trong phần này mình k tut bạn thao tác đính kèm một tập tin vào mail vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn post hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài note với thao tác đính kèm tập tin vào trong mail khi viết một mail theo chuẩn.
Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định hướng chung easy xây dựng cho tất cả máy tính giống như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. k viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Viết nội dung email theo chuẩn
nguyên nhân trước tiên cần chú ý trong một email phù hợp là cần phải đảm bảo các yếu tố như cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn mong muốn đề cập trong mail, nêu rõ nguyên nhân viết email trong đoạn trước nhất.
Khi soạn mail theo phù hợp, điều cần tránh nhất là k viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ k đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng tuy nhiên rất nhiều người đắt tiền phải lỗi này khi viết email và biên soạn thảo văn bản. không những thế bạn cũng nên dùng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu hợp lý nguyên tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:
- Đầu dạng luôn viết hoa chữ trước nhất. chú ý, viết hoa chứ không hề viết in hoa.
- Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
- all các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
- Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
- Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
- Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
- Chia đoạn nếu viết dài.
- Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. người xung quanh thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng đủ sức nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên sử dụng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email hợp lý của bạn là đủ.
nội dung của một email chuẩn
Phần trên là lưu ý trong nội dung của email, còn hiện nay là những phần cần có trong nội dung mail. Bạn có thể theo dõi chi tiết bố cục của một email theo phù hợp ở phần dưới đây.
Phần chào hỏi: Trong phần này bạn đủ nội lực dùng vài lời chào hỏi như:
- Dear (Hi)…
- Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần để ý sau:
- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
- nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.
- Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận mail.
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc mail thông dung như:
- Thanks & B. Regards,
- Trân trọng, Em cám ơn …
Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối cần thiết trong mail không những thế gần như nó luôn luôn vừa mới được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ khiến bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận mail đủ sức liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, phone, email, địa chỉ…
rà soát lại content mail và file đã đính kèm
Một trong những bước cũng k kém phần cần thiết trong quy trình viết mail theo hợp lý đó là công đoạn check lại nội dung email và file vừa mới đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và send cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rườm rà chẳng hề nhó khi tới tay người nhận.
Nhập địa chỉ mail người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo hợp lý là vì để hạn chế tối đa việc mail chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn nhấn gửi thì lúc đó sẽ k thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và nhấn để send đi. tra cứu địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không mong muốn gửi nhầm tới địa chỉ mail khác.
tóm lại
Trong một bài viết ngắn này mình không thể truyền đạt một phương pháp tỉ mỉ các thao tác để viết email đúng phù hợp. Nhưng hi vọng với những share phí trên bạn sẽ có cái Quan sát và hình dung gần nhất để đủ sức tự mình viết mail đúng hợp lý và ấn tượng nhất.
Nguồn: http://www.bachviet.edu.vn/
